FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S.
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S., por medio del presente documento establece su política de protección de datos personales, con base y en desarrollo del principio y valor constitucional de la dignidad humana, el derecho fundamental de hábeas data previsto en el artículo 20 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.
CAPÍTULO I
Asuntos generales
ARTÍCULO PRIMERO. Objetivos de la política de tratamiento de datos personales. El presente documento establece las políticas de tratamiento de los datos personales de las personas naturales con las que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. tiene relaciones civiles y/o comerciales de manera directa o indirecta.
ARTÍCULO SEGUNDO. Responsable del tratamiento de información. El responsable del tratamiento de la información es FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S., sociedad comercial, identificada con NIT 900542064-1, ubicada en la Calle 103 No 22-13 (102) de la ciudad de Bogotá, teléfono: +57 1 8028458. Dentro de la organización no habrá la figura de Encargado del tratamiento de información, por lo que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. es responsable de los deberes consagrados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO TERCERO: Finalidad del tratamiento de datos personales. FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y/o suprime datos personales no sensibles, y en algunos casos sensibles, con la finalidad de prestar un servicio migratorio oportuno y adecuado para las necesidades de sus clientes; gestionar eficaz y eficientemente las comunicaciones con clientes y proveedores y procurar la debida y eficiente administración de sus riesgos al momento de contratar con terceros, accediendo a la información necesaria para identificar, calificar y evaluar los riesgos connaturales al ejercicio de la contratación con terceros.
ARTÍCULO CUARTO: Principios para el tratamiento de datos personales. FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S., en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012, aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
CAPITULO II
Tratamiento de los datos personales
ARTÍCULO QUINTO: Recolección de datos personales. Los datos personales de todas las personas naturales con las que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. tiene relacionamiento de naturaleza civil o comercial y que serán objeto de recolección son: 1. Nombres completos 2. Dirección de correspondencia 3. Dirección de correo electrónico 4. Tipo de documento de identificación 5. Número de documento de identificación 6. Personas a cargo, que tengan incidencia en la relación con FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. 7. Documentos de identificación - ej., copia del pasaporte, copia de la cédula de ciudadanía o de la cédula de extranjería. 8. Registros y certificados de cursos de capacitación 9. Certificados de calificaciones, 10. Documentación relativa a soportes de educación 11. Empresa donde ejecuta labores 12. Cargo u oficio que desempeña en la empresa donde labora 13. Teléfonos de contacto.
ARTÍCULO QUINTO: Autorización para el tratamiento de datos personales. Para la recolección de cualquier dato personal no sensible, FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. contará con la autorización de tratamiento de datos personales de que trata el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, y artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. La referida autorización puede ser obtenida por escrito, o por medio de correo electrónico, incluyendo la aceptación de ofertas mercantiles aceptadas, en donde el Titular de la información autoriza a FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. a dar tratamiento a sus datos personales de conformidad con lo previsto en el presente documento. Así mismo, previa recolección de datos personales sensibles, se debe contar con una autorización distinta a la que trata el primer inciso del presente artículo, de parte del Titular de los datos personales, en donde se le ponga de presente: (i) que no está obligado a dar dicha autorización; (ii) cuáles son los datos personales sensibles que se le recolectarán y serán objeto de subsiguiente tratamiento. En el caso de boletines jurídicos remitidos a los correos electrónicos de terceros, clientes o no, con los que se mantiene algún tipo de relacionamiento, FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. dispondrá de un botón habilitado para permitir la eliminación del destinatario de los mismos, en cualquier momento.
ARTÍCULO SEXTO: Conservación de la información física. La información objeto de tratamiento por parte de FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. será conservada en carpetas, en un archivo con seguridad bajo llave, de acceso restringido únicamente a las personas autorizadas y descritas en el presente documento. La información será conservada por un periodo de diez (10) años, contados a partir del último acto de tratamiento sobre esta. Una vez acontecido este plazo, se procederá a su destrucción.
ARTÍCULO SEPTIMO: Conservación de la información electrónica. La información que repose en archivos electrónicos, se ubicará únicamente en los computadores corporativos de uso personal y exclusivo de las personas autorizadas descritas en el presente documento. La información será conservada por el término de diez (10) años, contados a partir del último acto de tratamiento sobre esta.
ARTÍCULO OCTAVO: Uso de los datos. La información será usada por las personas autorizadas, para efectos de mejorar, hacer más eficiente y eficaz su relación con las personas con las que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. mantiene relaciones civiles, laborales, administrativas y/o comerciales. Así mismo la información será usada con el fin de orientar la toma de decisiones, teniendo en cuenta los riesgos inherentes a la contratación, incluyendo la de servicios personales no laborales.
ARTÍCULO NOVENO: Personas con acceso a la información. Únicamente tendrán acceso a la información de que trata el presente documento las personas que ostenten los siguientes cargos dentro FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S.: a. El Gerente b. El Suplente del Gerente. c. Las personas pertenecientes a la Gestión Administrativa de FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S.
ARTÍCULO DÉCIMO: Persoñna responsable del tratamiento de información. La persona responsable por el tratamiento de la información será quien ocupe el cargo de Gerente. A el deberá dirigirse el Titular para efectos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos personales, así como para tramitar la revocatoria de la información, en los términos numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
CAPITULO III
Procedimiento en el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información. El Titular de la información, podrá ejercer los derechos que por Ley le han sido otorgados, y consagrados en el presente documento, bajo el procedimiento especial previsto para cada caso.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Procedimiento para las consultas. La información que maneja FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. tiene un ámbito exclusivamente personal, con fines y efectos internos que corresponden al desarrollo de los servicios migratorios y conexos contratados. En consecuencia, no se suministra a otras personas jurídicas o naturales, así como tampoco tiene, ni pretende, una finalidad de prospección comercial, crediticia, financiera o de servicios. En consecuencia y dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, y artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el procedimiento, tanto para consultar los datos personales objeto de tratamiento de FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S., como para informarse sobre el uso de los mencionados datos es el siguiente: 1. Solicitud de envío de copias físicas y electrónicas de los datos personales: El Titular de la información deberá enviar un correo electrónico desde el buzón de correo suministrada a la persona responsable del tratamiento de la información de FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S., indicando: (i) Nombres y apellidos; (ii) número de documento de identificación; (iii) documentos que requiere; (iv) si resulta procedente y pertinente, solicitud de la forma en que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. ha utilizado la información; (v) dirección donde puede ser enviada la documentación y medio magnético contentivo de la información en tratamiento de FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S.; dentro de un lapso de diez (10) días hábiles se dará respuesta en los siguientes términos: a. FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. confirmará si tiene en su custodia datos personales. En caso de que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. no tenga datos personales del remitente, se lo comunicará, dando por terminado el procedimiento de consulta. b. De conformidad con la solicitud documental del Titular, FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. elaborará y comunicará el inventario de documentos físicos y electrónicos que están en su poder y que serán remitidos. Los documentos en datos electrónicos serán allegados al Titular de la información en medio magnético. c. En caso de que la solicitud documental se efectúe por primera vez en el lapso de doce (12) meses, se comunicará al Titular que la remisión de documentos es gratuita; por el contrario, en caso de que en el lapso anterior se atienda la remisión de datos personales en una segunda o más oportunidades, se le informará al Titular el costo de la remisión, de conformidad con el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, a menos de que en la base de datos se haya ejecutado una modificación sustancial sobre la información del Titular, caso en el cual la remisión de la modificación no tendrá costo. 2. Solicitud de acceso al archivo físico: Deberá radicarse en físico ante FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. una carta suscrita por el Titular de la información en donde se especifique: (i) Nombres y apellidos; (ii) número de documento de identificación; (iii) documentos a los que requiere acceder; (iv) indicación de si va a requerir copia de los documentos objeto de consulta. La comunicación además de estar suscrita por el Titular, debe contar con sello de reconocimiento de firma de parte de un Notario Público ubicado en la República de Colombia, Cónsul de Colombia, o Notario Público de un gobierno extranjero, este último debidamente apostillado. Así mismo, si el Titular se hace representar por conducto de apoderado, en documento separado deberá otorgarle poder especial al apoderado, también suscrito por el poderdante junto con sello de reconocimiento de firma ante Notario Público, Cónsul de Colombia, o Notario Público de un gobierno extranjero, este último debidamente apostillado. FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S., mediante correo certificado comunicará al Titular o a su apoderado, en un lapso de 8 días hábiles: a. Si tiene en su custodia datos personales. En caso de que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. no tenga datos personales del remitente, se lo comunicará, dando por terminado el procedimiento de consulta. b. El lugar, día y hora, que no superará 6 días hábiles, contados a partir de la remisión de la comunicación por parte de FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S., en la que se habilitará el lugar designado por FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. para la consulta de datos personales. Al Titular de la información se le allegarán únicamente los documentos y se expondrán los archivos electrónicos relacionados con él; bajo ninguna circunstancia se allegarán datos personales de otras personas. En todo caso el horario en que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. habilitará el lugar destinado pasa consulta de datos personales es de lunes a viernes, entre las horas de las 8 a.m. a las 12 m. En el lugar, día y hora se efectuará la visita, para lo cual el Responsable del tratamiento de datos personales, o su delegado, atenderá personalmente al Titular de la información y lo orientará durante la consulta. Al finalizar la consulta, el Titular diligenciará una planilla en donde se declarará que su solicitud de consulta fue debidamente atendida y realizada.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Procedimiento para reclamo. En caso de que el Titular de la información advierta que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. tiene datos personales desactualizados, incorrectos, u obren datos que considere que deben suprimirse, o manifieste que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. ha infringido los deberes impuestos por ordenamiento jurídico para el tratamiento de datos personales, la Sociedad procederá en apego y de conformidad al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Corrección oficiosa. En caso de que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. detecte errores en la información del Titular, y cuente con los elementos para corregirla, la Sociedad lo hará de manera automática, enviando una comunicación al Titular informándole los datos que fueron objeto de cambio. En caso de que FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. no cuente con los elementos necesarios para la corrección de la información, remitirá una comunicación al Titular, para que se sirva aportar la documentación que resulta pertinente y conducente para efectos de corregir la información objeto de tratamiento de FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S.
CAPITULO IV
Derechos del Titular de la información
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: Derechos del Titular de la información. De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos en cabeza del Titular de la información objeto de tratamiento de FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. son los siguientes: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S.; Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b. Solicitar la autorización otorgada a FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c. Ser informado por FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al Decreto 1377 de 2013, Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.
CAPITULO IV
Disposiciones finales
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. Derogatorias. El presente documento regula íntegramente la política de tratamiento de datos personales de personas naturales que estén o hayan estado vinculadas civil y/o comercialmente, con FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S.; en consecuencia, cualquier disposición anterior que le sea contraria quedará derogada.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO: Vigencia. El presente documento entrará en vigencia a partir del diez (10) de Enero de 2017, para lo cual se dará conocer a los Titulares de la información mediante difusión a través de correo electrónico.
Suscribe para constancia el Gerente de FERNANDO TOVAR ASESORES MIGRATORIOS S.A.S.
HECTOR FERNANDO TOVAR MARCIAL
